5 października 2021 r. weszła w życie Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa wprowadziła m.in. publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Co prawda obowiązek korzystania z Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju podmiotu, ale warto przygotować się na zmiany już dziś.
Ogłoszona 12 maja 2022 roku ustawa zmienia termin dla pierwszej grupy urzędów. Nowy termin ogłosi minister do spraw informatyzacji w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej co najmniej 90 dni przed wdrożeniem. Ten nowy termin na wdrożenie nie będzie jednak późniejszy niż 1 stycznia 2024 r.
W tej pierwszej grupie urzędów i innych instytucji publicznych są:
• administracja rządowa (na przykład ministerstwa) i jednostki budżetowe, które obsługują jej instytucje,
• niektóre zawody zaufania publicznego (na przykład notariusze i doradcy podatkowi),
• Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ), Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS),
• instytucje kontroli państwowej i ochrony prawa (na przykład Najwyższa Izba Kontroli − NIK) i jednostki budżetowe, które obsługują te instytucje,
• uczelnie wyższe, Polska Akademia Nauk (PAN),
• samorząd terytorialny (np. urzędy gminy).
Jak możemy pomóc?
W oparciu o nasze doświadczenie oraz najlepsze praktyki związane z elektronizacją stworzyliśmy ofertę w zakresie pomocy we wdrożeniu e-Doręczeń.
Przegląd i optymalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów w jednostce oraz pomoc we wdrożeniu EZD RP – elektronizacja procesów zachodzących w jednostkach administracji publicznej, a w szczególności obiegu dokumentów wymusza zmiany organizacyjne. Szczególny obszarem jest optymalizację procesów związanych z odbieraniem i wysyłaniem dokumentów.
Na wdrożenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz e-Doręczeń należy spojrzeć jak na zmianę działania podmiotu na wielu poziomach: organizacyjnym, kancelaryjnym, informatycznym, które łącznie wpływają na codzienne działania pracowników i wymagają od nich nabycia nowej wiedzy, umiejętności oraz zmiany zwyczajów kancelaryjnych. Efektem tych zmian będzie nie tylko wdrożenie EZD, ale również nabycie nowych umiejętności poruszania się w świecie cyfrowym i ogólne podniesienie kultury pracy kancelaryjnej organizacji.
Proponujemy kompleksową usługę diagnozy stanu obecnego wraz z zamodelowaniem rekomendacji w zakresie optymalizacji oraz pomoc we wdrożeniu bezpłatnego rozwiązania.
Już dziś JST mogą wdrażać EZD RP zintegrowane z e-Doręczeniami. Prowadzimy kompleksową pomoc we wdrożeniu nowego systemu, od zgłoszenia do NASK, pomoc w instalacji i konfiguracji, dostosowanie aktów wewnętrznych oraz szkolenia pracowników.
Pomoc w uzyskaniu dostępu do testowego środowiska e-Doręczeń – środowisko testowe e-Doręczeń zostało udostępnione w I połowie 2022r. Udział w testach pomoże Twojemu urzędowi dostosować się do obowiązku korzystania z e-Doręczeń oraz zweryfikować na ile urząd jest gotowy do pełnej elektronizacji przesyłek.
Szkolenia dla pracowników z zakresu e-Doręczeń – bardzo ważnym etapem wdrożenia e-Doręczeń w jednostce jest pozyskanie przez jej pracowników wiedzy nt. ustawy oraz zasad funkcjonowania e-Doręczeń, my znamy je „od środka” i chętnie o ich opowiemy, szczegółowy program szkolenia udostępniamy na „życzenie”
Wdrożenie e-Doręczeń (produkcyjne) – pomagamy w założeniu Adresu do Doręczeń Elektronicznych, aktywacji skrzynki oraz formalności związanych z rozpoczęciem korzystania z usługi u Operatora Wyznaczonego, świadczymy asystę w pierwszych tygodniach od uruchomienia usługi i czuwamy aby cały proces przebiegł sprawnie.
Dlaczego my?
Nasz zespół posiada ponad 10 – letnie doświadczenie w pracy z Jednostkami Samorządu Terytorialnego, w tym w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań cyfrowych w zakresie e-usług oraz cyberbezpieczeństwa, w tym elektronicznych obiegów dokumentów oraz e-doręczeń.
Członkowie naszego Zespołu bezpośrednio uczestniczyli w procesie legislacyjnym oraz technologicznym związanym z budową systemu e-Doręczeń, w związku z czym znamy odpowiedzi na najbardziej nieoczywiste pytania.